「AIを使えば業務が楽になると聞くけれど、何から始めればいいのか分からない」。中小企業のご担当者様から、よくいただくご相談です。大きな予算や専門の部署がなくても、AIの導入は進められます。大切なのは、いきなり全社で始めるのではなく、小さく試して効果を確かめ、それから広げることです。この記事では、最初の3か月でやることを、月ごとに整理してご紹介します。
AI導入で、よくある3つのつまずき
1. 何から始めればいいか分からない
AIでできることは幅広く、ツールも次々に新しいものが出てきます。選択肢が多すぎて、最初の一歩が決まらないまま時間が過ぎてしまうケースです。最初は「どのツールを使うか」より、「どの業務を楽にしたいか」から考えると、迷いにくくなります。
2. 使ってみたけれど、定着しない
アカウントを作って何度か試したものの、日々の業務の流れに組み込めず、使われなくなってしまうケースです。「どの作業の、どの場面で使うか」を決めて、手順を短い文書にしておくと定着しやすくなります。
3. 社内の情報を入れて大丈夫か不安
お客様の情報や社外秘の資料を、AIに入力してよいのか判断できないケースです。ツールごとに、入力した内容の扱い（学習に使われるかどうか、保存期間など）は異なります。使うツールの設定や利用規約を確認したうえで、「入れてよい情報・いけない情報」を社内ルールとして決めておくことが大切です。
最初の3か月でやること
1か月目：業務を書き出して、1つだけ試す
- 日々の作業を書き出し、「時間がかかっている」「毎回同じことをしている」作業に印をつける
- その中から、AIで試す業務を1つだけ選ぶ
- 試す前に、その作業にいまどれくらい時間がかかっているかを測っておく
2か月目：ツールと社内ルールを決める
- 試した結果をもとに、使うツールを決める（いくつも契約せず、まずは1〜2つに絞る）
- 入力してよい情報・いけない情報など、最低限の社内ルールを決める
- うまくいった作業は、自動化の仕組みを1つ作ってみる（例：ファイルが届いたら要約して表にまとめる）
3か月目：効果を確かめて、ほかの業務へ広げる
- 1か月目に測った時間と比べて、どれくらい短くなったかを確かめる
- 使い方の手順を文書にまとめ、ほかのメンバーにも共有する
- 同じように効果が出そうな業務を、次の候補として選ぶ
最初に試すなら、こんな業務がおすすめ
繰り返しが多く、かかる時間を測りやすい業務から始めると、効果が分かりやすく、社内の理解も得やすくなります。
- 議事録・要約：会議のメモや資料を要約し、決まったことと宿題を整理する
- 資料の下書き：打ち合わせの内容から、提案資料の構成案やスライドを作る
- データ入力：届いた書類の内容を読み取り、スプレッドシートに記録する
- 問い合わせ返信の下書き：よくある質問への返信文の下書きを作る
- ファイル整理：大量のファイルの名前をそろえ、フォルダに分ける
- 数字の集計・グラフ：売上や進捗のデータから、ひと目で分かる表やグラフを作る
それぞれの具体的なイメージは、AIコンサルティングのページの「AI活用事例」で、30秒の動画とあわせてご紹介しています。また、AIとの対話だけでこのホームページを作った実例は、AIとの対話だけでWordPressのホームページを作った全記録にまとめています。
費用の考え方
AI導入にかかる費用は、大きく分けて「ツールの利用料」と「人の時間（学ぶ・試す・仕組みを作る）」です。ツールの利用料は、月額で利用できるものが多く、最初は少ない人数・少ない種類から始めれば大きな負担にはなりません。むしろ見落としがちなのは、担当者が試行錯誤する時間です。社内に詳しい人がいない場合は、外部の支援を受けて、遠回りを減らすのも一つの方法です。
始める前のチェックリスト
- AIで楽にしたい業務を、1つ決めた
- その業務に、いまどれくらい時間がかかっているか分かっている
- 使うツールで、入力した内容がどう扱われるか確認した
- 入力してよい情報・いけない情報を決めた
- 3か月後に、効果を確かめる日を決めた
まとめ
中小企業のAI導入は、「まずは1つの業務から」が成功の近道です。小さく試し、効果を確かめ、手順を文書にして広げていけば、無理なく社内に定着していきます。リードリバーのAIコンサルティングでは、業務の洗い出しからツール選び、仕組みづくり、成果物のレビューまで、月額固定で担当者様に伴走します。「うちの会社なら何から始めるべきか」というご相談だけでも歓迎です。
